Règlements
RÈGLEMENTS DE L’APELOR
(Tels qu’amendés en date du 23 août 2020)
(Tels qu’amendés en date du 23 août 2020)
PRÉAMBULE
Les objectifs de l’Association pour la Protection de l’Environnement du Lac Orford (APELOR) (l’«APELOR» ou l’«Association») sont:
de protéger la qualité du lac Orford et de son bassin versant;
de sensibiliser ses membres, les municipalités concernées et les autres autorités gouvernementales aux problèmes et préoccupations de l’APELOR;
d’informer et sensibiliser ses membres à l’état de la qualité de l’eau et des rives du lac Orford;
de faire accepter et de maintenir le statut de réservoir d’eau potable du lac Orford auprès des autorités;
de protéger et valoriser le littoral et l’encadrement forestier du lac Orford et de ses affluents contre toutes formes de dégradation;
d’initier diverses actions pour protéger le lac Orford, tant via ses propres projets qu’avec la collaboration des municipalités concernées et, le cas échéant des instances gouvernementales, et de prendre les mesures pour favoriser sa protection; et
d’agir en concertation avec les associations œuvrant dans le territoire du bassin versant de la Nord Missisquoi et de l’Estrie concernant l’adoption des lois-cadres et règlements pour assurer la protection des lacs.
DÉSIGNATION
1. Nom
Le nom de l’Association est « Association pour la Protection de l’Environnement du Lac Orford (APELOR) ». Cette Association est une personne morale sans but lucratif selon la Loi sur les compagnies (Québec), Partie III (RLRQ, c C-38).
2. Siège social
Le siège social de l’APELOR est établi dans la municipalité d’Eastman au lac Orford.
MEMBRES
3. Qualité de riverain
Un riverain est le propriétaire ou la personne ayant la possession légale d’un immeuble :
(i) dans le bassin versant du Lac Orford, plus précisément sur la rive du Lac Orford ou ayant accès légal à la rive du Lac Orford en vertu d’un acte notarié; et
(ii) qui y réside (y compris de façon saisonnière); ainsi que son/sa conjoint(e) et jusqu’à deux (2) autres membres majeurs de sa famille immédiate qui y résident également jusqu’à concurrence de quatre (4) membres par adresse civique.
4. Membre riverain
Est membre riverain de l’APELOR, un riverain tel que défini au paragraphe 3 qui est une personne physique intéressée à sa mission et à ses activités, âgée de 18 ans ou plus, qui fait une demande d’adhésion approuvée par le Conseil d’administration, qui paie son droit d’adhésion et qui paie sa cotisation.
5. Membre partenaire
Est membre partenaire de l’APELOR, toute personne physique intéressée à sa mission et à ses activités, âgée de 18 ans ou plus, qui n’a pas la qualité d’un membre riverain, qui fait une demande d’adhésion approuvée par le Conseil d’administration, qui paie son droit d’adhésion et qui paie sa cotisation.
Un membre partenaire est convoqué et peut participer aux assemblées des membres de l’APELOR mais n’a pas de droit de vote. Un membre partenaire ne peut être élu comme membre du Conseil d’administration, mais peut participer aux travaux de tout comité auquel il est nommé.
6. Cotisation et droit d’adhésion
Le montant de la cotisation et la fréquence de son prélèvement et le droit d’adhésion des membres sont fixés par le Conseil d’administration. Ils sont payables selon les modalités déterminées par ce dernier, telles que modifiées de temps à autre. Le montant de la cotisation et du droit d’adhésion peut différer selon la catégorie de membre.
7. Retrait
Tout membre peut se retirer de l’Association en tout temps en signifiant son retrait par écrit au secrétaire de l’APELOR. Ce retrait prend effet à la date de réception d’un tel avis ou à la date précisée dans ledit avis. Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion ou de la cotisation ne peut être acceptée.
8. Radiation, suspension, expulsion
Le Conseil d’administration peut, par résolution, radier tout membre qui omet de verser la cotisation à laquelle il est tenu.
i) Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de l’APELOR ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l’APELOR.
ii) Le Conseil d’administration est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il pourra éventuellement déterminer, pour autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du Conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.
ASSEMBLÉES DES MEMBRES
9. Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle de l’Association est la réunion des membres en règle dûment convoqués et formant quorum. Le président de l’Association (ou son substitut) préside l’assemblée et peut exercer un vote prépondérant dans le cas d’égalité des voix.
10. Attributions, pouvoirs et devoirs
L’assemblée générale :
i) définit l’orientation de l’Association tout en respectant ses objectifs tels que précisés aux présents règlements;
ii) élit annuellement la moitié des membres du Conseil d’administration;
iii) reçoit et dispose de tous les rapports annuels ou intérimaires concernant la gestion de l’Association;
iv) reçoit et approuve les états financiers et les prévisions budgétaires de l’Association sur recommandation du Conseil d’administration;
v) ratifie le montant de la cotisation applicable à chaque catégorie de membre;
vi) peut proposer ou ratifier les modifications aux règlements de l’Association proposées par le Conseil d’administration, selon les modalités prévues aux présents règlements;
vii) peut ratifier, amender ou annuler les décisions du Conseil d’administration;
viii) peut retirer le mandat de tout administrateur selon les modalités prévues aux présents règlements; et
ix) prend toute initiative ou mesure qu’elle juge utile à la bonne marche des affaires de l’Association.
11. Avis, quorum, ordre du jour, procédure du vote et assemblée électronique
i) L’assemblée générale annuelle des membres de l’Association doit avoir lieu à la date, à l’heure et à l’endroit déterminés dans l’avis de convocation. Cette date devra être fixée au courant des mois de juin, juillet ou août chaque année.
ii) L’avis de convocation à toute assemblée est signifié par courrier électronique ou par la poste à tous les membres en règle. Le délai de convocation aux assemblées est d’au moins dix (10) jours.
iii) Dix pour cent (10 %) des membres riverains en règle constituent le quorum requis pour toute assemblée des membres. Aucune assemblée ne peut avoir lieu sans ce quorum.
iv) À toute assemblée, le vote sur quelque sujet que ce soit est un vote à main levée, à moins qu’un membre en règle ne demande un scrutin secret et que sa motion soit adoptée par simple majorité à main levée.
v) Seuls les membres riverains en règle ont droit de vote à toute assemblée. Sauf dans les cas particuliers prévus aux présents règlements, les votes sont décidés par simple majorité des membres riverains en règle présents physiquement ou par procuration écrite.
vi) Le président d’assemblée exerce un second vote ou vote prépondérant dans le cas d’égalité des voix.
vii) Malgré l’article 11 v), toute modification aux règlements de l’Association nécessite le vote d’au moins les deux tiers (2/3) des membres riverains; toutefois, toute modification à l’article 13 nécessite également le vote d’au moins les deux tiers (2/3) des membres riverains du groupe affecté par la modification.
viii) Dans des situations exceptionnelles où la tenue d’une assemblée des membres en personne est difficile ou impossible, le conseil d’administration peut décider que cette assemblée soit tenue en utilisant des moyens technologiques appropriés pourvu que tous les participants puissent communiquer entre eux.
12. Assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée
i) sur ordre du président;
ii) par résolution du Conseil d’administration; et
iii) par requête écrite d’au moins dix pour cent (10 %) des membres riverains en règle, adressée au président ou au secrétaire de l’Association, spécifiant le but de la réunion. Sur réception de la requête, le secrétaire convoquera dans les quinze (15) jours suivants cette assemblée extraordinaire.
iv) L’avis de convocation de l’assemblée extraordinaire doit être accompagné d’un ordre du jour et aucun autre sujet que celui indiqué sur l’ordre du jour ne pourra être discuté.
CONSEIL D’ADMINISTRATION
13. Composition du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration est composé de six (6) membres.
Au moins un (1) administrateur sera élu parmi et par les membres riverains de l’Association résidant dans la municipalité d’Austin; au moins un (1) administrateur sera élu parmi et par les membres riverains résidant dans la municipalité d’Eastman à l’exception de ceux également membres du Domaine Orford-sur-le-lac et du Comité des citoyens du Lac Orford Inc.; au moins un (1) administrateur sera élu parmi et par les membres riverains également membres du Domaine Orford-sur-le-lac et au moins un (1) administrateur sera élu parmi et par les membres riverains également membres du Comité des citoyens du lac Orford Inc.
14. Éligibilité
Sous réserve des modalités prévues au paragraphe 13, tout membre riverain peut être élu au Conseil d’administration. Toutefois, deux (2) membres d’une même famille ou conjoints ne peuvent occuper des postes d’administrateurs en même temps.
15. Durée du mandat
La durée du mandat est de deux (2) ans, mais la moitié des postes d’administrateur doivent être pourvus à chaque année. Les administrateurs sortants peuvent être réélus.
16. Élection
L’assemblée générale reçoit les mises en candidature proposées par le Conseil d’administration ou par des membres riverains présents à ladite assemblée et procède par votation aux élections des administrateurs.
17. Attributions, pouvoirs et devoirs des officiers
Les officiers de l’Association sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Ils doivent être choisis parmi les membres du Conseil d’administration qui devra les élire et/ou les nommer à chaque année, à sa première assemblée suivant l'assemblée générale annuelle des membres et, par la suite, lorsque les circonstances l'exigeront.
Le président
Le président est l’officier exécutif de l’Association. Il préside toutes les réunions du Conseil d’administration et peut, par ailleurs, s’adjoindre un président de réunion. Il préside aussi les assemblées des membres. Il doit alors obligatoirement s’adjoindre un président d’assemblée. Il est le représentant officiel de l’Association.
Il voit à l’exécution des décisions du Conseil d’administration et/ou des membres aux assemblées générales ou extraordinaires, signe tous les documents requérant sa signature et remplit les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront lui être attribués par le Conseil d’administration.
Le vice-président
Le vice-président assiste le président dans ses fonctions. Il le remplace en cas d’absence et, dans ce cas, jouit des mêmes attributions, pouvoirs et devoirs que le président.
Secrétaire
Le secrétaire tient un dossier complet des affaires de l’Association. Il assure la correspondance, prépare et envoie les avis de convocation aux assemblées, en rédige les procès-verbaux et exécute les travaux requis par le Conseil d’administration. Il a la garde des procès-verbaux de l’Association, de la charte et de tout autre registre corporatif. Lorsqu’une nouvelle personne est élue à ce poste, le secrétaire sortant remet tous les dossiers à son remplaçant.
Trésorier
Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité. Il perçoit les cotisations et les droits d’adhésion, fait les dépôts dans le compte de l’Association, paie les factures et signe les chèques. Il prépare le rapport financier annuel et le fait contresigner par deux autres membres du Conseil d’administration après quoi il l’achemine aux instances gouvernementales, s’il y a lieu.
Les postes de secrétaire et de trésorier peuvent être jumelés et donc occupés par le même administrateur.
18. Avis, quorum, vote, procès-verbaux, participation électronique
i) Le Conseil d’administration doit se réunir au moins une fois par an. Toute réunion est convoquée par le secrétaire, à la demande du président ou à la demande d’au moins trois (3) membres du Conseil d’administration.
ii) Toute résolution, signée par tous les membres du Conseil d’administration est valide et prend effet comme si elle avait été adoptée lors d’une réunion du Conseil, dûment convoquée et tenue.
iii) L’avis de convocation indiquant l’endroit, la date, l’heure et un projet d’ordre du jour doit parvenir à chacun des membres du Conseil d’administration cinq (5) jours avant la date de la réunion par voie électronique ou par la poste.
iv) Le quorum au Conseil d’administration est fixé par ce dernier. Cependant, le quorum du Conseil d’administration ne pourra jamais être inférieur à la moitié des membres du Conseil d’administration en cours de mandat.
v) Le président du Conseil d’administration préside les rencontres du Conseil d’administration et son vice-président le remplace, le cas échéant. Tous les administrateurs ont droit de vote. Le président, en cas d’égalité des votes, a le vote décisif.
vi) Si tous les administrateurs y consentent, les réunions du Conseil d’administration peuvent être tenues en utilisant des moyens techniques appropriés pourvu que tous les participants puissent communiquer entre eux.
vii) Le Conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements, qui sera en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle pour ratification, rejet ou amendement, selon les modalités prévues aux présents règlements.
viii) Un administrateur qui est en conflit d’intérêts de par ses activités personnelles ou professionnelles est tenu de se retirer des délibérations et des votes à chaque fois qu’un sujet traité par le Conseil d’administration le concerne.
ix) Les comptes rendus des réunions et les résolutions du Conseil d’administration sont disponibles à tous les membres pour consultation et sont basculés sur le site internet de l’APELOR.
19. Vacances, destitution, retrait d’un administrateur
i) Si par désistement ou de toute autre façon, un poste du Conseil d’administration se libère, le Conseil d’administration comble le poste jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle en respectant les règles de composition du Conseil d’administration prévues à l’article 13. La personne ainsi nommée aura tous les devoirs, droits et privilèges de son prédécesseur.
ii) Sous réserve des dispositions prévues à l’article 19 iii) ci-après, tout administrateur peut être démis de ses fonctions et/ou destitué par les membres réunis en assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin, s’il contrevient aux présents règlements ou pour tout autre motif particulier. Il est avisé par écrit des motifs invoqués et il peut prendre la parole ou faire une déclaration écrite lue par le président quant à son opposition à la résolution proposant sa destitution.
iii) Malgré l’article 11 v) :
tout administrateur autre que ceux prévus au deuxième alinéa de l’article 13 peut être démis de ses fonctions et/ou destitué à l’assemblée générale extraordinaire des membres convoquée à cette fin si les deux tiers (2/3) des membres riverains présents à l’assemblée l’approuvent;
toute décision de retirer le mandat d’un des administrateurs désignés au deuxième alinéa de l’article 13 nécessite le vote d’au moins les deux tiers (2/3) des membres en règle du groupe concerné présents à l’assemblée générale extraordinaire des membres convoquée à cette fin.
iv) À cette même assemblée, une personne qui satisfait aux conditions d'éligibilité peut être élue sur simple proposition verbale aux lieu et place de l'administrateur destitué. La personne ainsi élue ne reste en fonction que pour la durée non expirée du mandat de l'administrateur destitué qu'elle remplace. Si la vacance n'est pas comblée tel que prévu au présent article, le Conseil d'administration doit le faire conformément à l'article 19 i).
20. Rémunération et indemnisation
i) Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération à titre de membres du Conseil d’administration.
ii) L’Association peut indemniser tout administrateur de tous frais ou dépenses pour des services rendus ou frais de séjour ou représentation sur présentation d’une facture ou de pièces justificatives pourvu que le tout ait été approuvé au préalable par le Conseil d’administration.
ANNÉE FISCALE, SIGNATURES
21. Année fiscale
L’année fiscale de l’APELOR commence le 1er novembre et se termine le 31 octobre.
22. Signatures
Les chèques et autres documents de négociation commerciale peuvent être encaissés, acceptés, endossés et signés par le trésorier ou le président ou par tout autre officier dûment désigné par le Conseil d’administration.
Les autres documents exigeant la signature de l’Association peuvent être signés par le président ou par le secrétaire, ou à défaut, par deux autres officiers.